江苏省科普美术家协会文件管理制度

苏科普美协发 制度﹝2020﹞11号

　　一、文件分类

　　1、日常文件：包括公章使用登记表等，会费收缴、人员调动等的通知、函件;

　　2、制度文件：包括各项工作制度、管理制度、考核制度等;

　　3、会员资料：包括理事会成员、监事会成员及普通会员;

　　4、与相关单位签署的合作合同、协议等：如房屋租赁协议等;

　　5、会议、活动等产生的项目资料：包括通知、记录、纪要、合同、签到表等;

　　6、协会基础资料：如团体法人证书、相关部门、省科协和省民政厅的复函(不包含涉及项目的文件)等。

　　二、文件的编号

　　编号办法：例：制度﹝2020﹞XX号

　　“制度”为文件类型;“2020”为制度发布年份;“XX”为顺序编号。如此编号所示，表示“江苏省科普美术家协会2020年发布的第XX份制度文件”。

　　三、文件的管理

　　1、秘书处是协会文件的管理部门。

　　2、有保密要求的文件，无有关手续或相关负责人的批准，任何人、任何单位不得借阅、查阅或复制。

　　3、需临时借阅文件者，应填写借阅登记表，经秘书处批准方可借阅。借阅者应在指定日期归还文件。需长期借阅的文件，由秘书处提供复印件。秘书处不得向外部人员提供电子文档的文件。

　　4、受控文件未经秘书处批准，不得擅自下载、打印复印和外传。